أغلبنا يستهلك الطاقة والوقت الكبيرين في إنجاز أمور صغيرة، وذلك لأننا لم نخطط لذلك جيداً، وليس لدينا أي خطة نتبعها، فكيف نضع أهدافنا اليومية والشهرية، وما أهمية ذلك لتطوير أدائنا؟ وقد أجابنا مدرب التنمية البشرية سعود عبدالعزيز فقيها، قائلاً:
وضع المهام اليومية والشهرية جزء من التخطيط الذي هو منهج إنساني للعمل، يهدف إلى اتخاذ القرارات، وأن تكون لها تأثيراتها على المستقبل؛ لذا يجب أن نتعرف إلى العناصر التالية:
1- وقت ذروة النشاط: لكل منا وقت نكون فيه في أوج نشاطنا وقمة تيقظنا، وعلينا أن نتعرف إلى هذا الوقت لنبدأ بالتخطيط.
2- استعمال الخرائط الذهنية: الخرائط الذهنية هي طرق لتجميع الآراء وتوليد الأفكار حول موضوع ما عن طريق التفكير، ويمكن استخدامها في وضع الخطط اليومية والشهرية، وهي تكون عادة في صور تخطيطية (وتعرف بالخطط العنكبوتية أو النماذج العقلية) ويمكن استخدام الخرائط الذهنية في:
• ترتيب أهدافنا اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية.
• التخطيط اليومي والشهري والسنوي.
3- مصفوفة أيزنهاور: تعمل هذه المصفوفة باستخدام نموذج مكوّن من: مهم وعاجل، مهم غير عاجل، غير مهم وعاجل، غير مهم وغير عاجل.
وبعد ذلك يتم تحديد الكيفية التي ستسير عليها لإنهاء المهمة.
بالإضافة إلى أن هناك منهجاً آخر وهو إعداد قائمة بكل الأشياء التي ترغب في إنجازها، مع البدء بالمهمة التي تعتلي رأس القائمة، وعدم الانتقال إلى أية مهمة تالية إلا بعد إنجاز المهمة التي تعمل عليها أولاً بشكل كامل. وعند إنجاز إحدى المهام تماماً، اشطبها من القائمة، هذا يعطيك تحفيزاً أكبر لإنهاء ما بعد ذلك.
كيفية استخدام القائمة:
• استخدم قطعة كبيرة من الورق.
• ضع الفكرة أو الموضوع الرئيسي في المنتصف.
• اجعل الأفكار أو الأهداف تتفرع من المنتصف.
• اكتب كلماتك على الخطوط.
• دوّن كل ما يطرأ على ذهنك من أفكار أو أهداف.
• لا تقلق بشأن ترتيب عروض هذه الأفكار أو الأهداف.
• تدوين كل فكرة بلون.
أهمية التخطيط:
- يساعد الشخص على تحديد الاتجاه؛ لأنه مبني على أهداف سبق لك أن حددتها عبر الخرائط الذهنية، فالأهداف الواضحة المتناغمة تقود إلى اتجاه، والتخطيط يزيد من قوة هذا الاتجاه.
- تحديد الأهداف وطرق تحديدها.
- تحقيق التوازن بين الموارد والاحتياجات.
- زيادة الكفاءة والفاعلية.
- تحويل الأهداف إلى واقع ملموس.
- ضمان جودة الرقابة والمتابعة المستمرة.
- التخطيط يجعلك دائماً في قمة الاستعداد.
- المساعدة على اتخاذ أفضل القرارات.
- التقليل من المخاطر المتوقعة.
- التحكم على المواقف.
كيفية وضع الأهداف:
1- استخدم الخرائط الذهنية.
2- اختر نقطة بداية منطقية، ويجب أن تُبنى على ما تم تقريره من قبل بالفعل.
3- حدد مستوى الجهد المطلوب، ويجب أن تكون العملية بسيطة وقليلة الإزعاج بالنسبة للظروف الحالية.
4- صمم عملية ملائمة؛ وذلك بوضع خطط لإنجاز العمل بترتيب منطقي.