في عالم الأعمال والمال والمشاريع التجارية يبقى هاجس الموازنة بين التكاليف والأرباح هو الشاغل الأكبر لكل مدير أو رجل أعمال ناجح. وهنا يرتفع السؤال، كيف يمكن توسيع الأعمال بأقل تكاليف؟
نحاول من خلال هذا المقال التركيز على إمكانية رفع الإنتاجية بأقل قوة عاملة ممكنة وذلك حسب إيضاحات متخصصة في الاتصالات والتميّز التجاري لدى زيروكس، طرحها أليسون زيمر.
إن تحميل مسؤوليات إضافية إلى الموظفين المنتجين الذي يمتلئ جدولهم بمهام العمل هو وسيلة للعثور على عدد أقل من الموظفين مما كنت قد بدأت به مسبقاً، إلا أن العمل الزائد هو أحد الأسباب الأكثر شيوعاً لتغيير الموظفين. إنه يؤدي إلى شعور الموظفين بالتقليل من قيمتهم، ويخل بالتوازن ما بين العمل وحياتهم الشخصية، مما يحبط من معنوياتهم.
لذا، كيف يمكن للشركات تحسين الإنتاجية دون تعيين المزيد من الموظفين - أو الإفراط في تحميل أعباء العمل للموظفين الحاليين؟
1. تقليل الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني التي تهدف لتوصيل المعلومات المهمة للموظفين، وذلك من خلال:
- تشجيع الموظفين على استخدام البريد الإلكتروني بكفاءة وإيجاز، وعلى إرسال طلبات واضحة، وتقليل الردود غير الضرورية.
- تبسيط التعاون، كتخزين المعلومات على نظام مشترك "مثل السحابة" وبالتالي تقليل الحاجة إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني الفردية حول تحديثات المشروع أو المشكلات أو الطوارئ أو المستندات والملفات المرتبطة بمشروع أو عميل ما.
2. إعطاء مزيد من المساحة الخاصة بالموظف، إذ يمكن للعوامل البسيطة كتخطيط المكتب أن يكون له تأثير كبير على الإنتاجية والتعاون وحتى على رضا الموظفين. وهذا جانب قلما يفكر فيه أصحاب الأنشطة التجارية مقارنة بعوامل مثل التكلفة والموقع.
3. التحول من العمليات الورقية إلى الرقمية يساعد على توفير المال والوقت لتحسين التعاون وأمن البيانات، فالرقمنة تفيد كل القطاعات وتتحول بسرعة إلى طريقة جديدة للعمل في الشركات من كل الأحجام.
4. الاستفادة من التطبيقات: تساعد تكنولوجيا التطبيقات في بيئات العمل الشركات على القيام بكل شيء بدءاً من الطباعة عن بعد وترجمة المستندات. ويمكن للتطبيقات توفير اتصالك بفريقك ومساعدتك في إرسال مستندات سرية بأمان وأكثر من ذلك بكثير.
5. السماح بأخذ أوقات راحة منتظمة تحسن إنتاجية نشاطك التجاري، لأن تشجيع الموظفين على الحصول على أوقات الراحة التي يحتاجونها تحسن صحتهم أخذ الراحة التي يحتاجون إليها يمكن أن يحسن صحتهم أيضاً، ويساعدك على تقليل معدل تبدل الموظفين، الأمر الذي يعد استنزاف ضخم للإنتاجية.
6.الاستعانة بمصادر خارجية: إذا كنت لا تزال غير متأكد من أين تبدأ، أو تحتاج إلى إجراء تغييرات كبيرة على طريقة أداء عملك، ففكر في الاستثمار في خدمة الطباعة المُدارة. يمكن أن تتمتع إدارة المستندات الأكثر ذكاءً بفوائد بعيدة المدى لنشاطك التجاري، بدءاً من زيادة الإنتاجية إلى خفض التكاليف وتحسين مستوى الأمان. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المستندات الخاصة بك إلى متخصص، يمكنك تقليل الضغط على موظفيك الأساسيين وتحقيق المزيد من دون إضافة أعضاء جدد للفريق.
