تعرّفوا إلى الفروق بين الهيكل والخريطة التنظيميين

يميل البعض إلى الخلط بين مصطلحي الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيميّة، لناحيتي المعنى والوظيفة، مع الاعتقاد خطأ أنهما يتشابهان. في الواقع، ثمة فروق واضحة بينهما؛ في السطور الآتية تعريف بالمعنيين.

تعريف بالهيكل والخريطة التنظيميين

تتحدّث المديرة العامّة والمالكة لـ"مؤسسة فاتن للاستشارات والحلول الإداريّة" الدكتورة فاتن محمد سندي لـ"سيدتي. نت" عن المصطلحين، فتقول إن "الهيكل التنظيمي يوضّح المستويات الإدارية، في حين أنّ الخريطة التنظيميّة تِعنى بتفاصيل الهيكل التنظيمي"، مضيفةً أن "الخريطة التنظيميّة تمثّل مرحلةً من مراحل بناء الهيكل التنظيمي، فهي توضّح عن طريق الرسم طبيعة ونوع الهيكل التنظيمي الخاصّ بالمنظمة، بالإضافة إلى:

• الأنشطة الرئيسة، كما الفرعيّة.
• التقسيمات الإدارية الرئيسة، كما الفرعيّة.
• عدد المستويات الإداريّة.
• نطاق الإشراف.
• خطوط السلطة.
• مواقع الإدارات.
• مراكز اتخاذ القرار.
• المجالس واللجان الدائمة".

وتلفت الدكتورة فاتن سندي إلى أن "الخريطة التنظيميّة تنقسم إلى قسمين، هما: الخريطة التنظيميّة الرئيسة، التي تشتمل على أقسام المنظّمة وأعمالها بشكل كامل، والخريطة التنظيميّة المكمّلة التابعة لقسم إداري أو لجزء من المنظّمة، في العادة". وتُعدّد عناصر الخريطة التنظيمية، التي تتمثّل، في:

• تحديد المستويات الإداريّة من القمّة إلى القاعدة.
• تعيين الوظائف ذات الأهمّية الأكبر في المستوى الإداري الأعلى.
• التعبير عن كلّ وظيفة عن طريق رسم لصندوق مستطيل (أو مربع).
• رسم خطوط السلطة التي تربط الصناديق من منتصف أعلى الصندوق ومنتصفه الأدنى.
• التعبير عن اللجان عن طريق رسم دوائر عوضًا عن الصناديق.
• التعبير عن السلطة عبر خطوط متصلة ومستقيمة.
• رسم الخريطة باستخدام أسماء الإدارات أو الألقاب (مدير إنتاج، مثلًا).
• تحديد الشكل الذي سوف تُرسم بحسبه الخريطة؛ علمًا أن الشكل قد يبدو عموديًّا أو رأسيًّا أو أفقيًّا أو دائريًّا.

4 اختلافات جوهريّة بين الخريطة والهيكل التنظيمي

يتطرّق موقع organizational Physics المتخصّص في الإدارة والقيادة، بدوره، إلى بعض الاختلافات البيّنة والعميقة بين الخريطة والهيكل التنظيمي، هي:
1 يصمّم الهيكل التنظيمي ليشتمل على الوظائف التي تؤديها الشركة، مثل: المبيعات والتسويق والتمويل والهندسة، وما إلى ذلك، فيما تتعلّق الخريطة التنظيمية بالأشخاص وألقابهم الوظيفية.
2 يُحدّد الهيكل التنظيمي الأهداف والمسؤوليّات ومؤشّرات الأداء الرئيسيّة (KPIs) لكلّ وظيفة ودور في العمل، فيما تعرض الخريطة التنظيميّة المسمّى الوظيفي وواجبات حامله.
3 تحتاج الخريطة التنظيميّة إلى التحديثات، بصورة متكرّرة، عند انضمام أفراد جدد إلى فريق العمل أو استقالة أحد أو رحيله.
4 إذا توسّع نطاق العمل، فإن الحالة الجديدة تتطلّب إنشاء خريطة تنظيميّة، بالإضافة إلى تصميم هيكل تنظيمي جيّد.