يُعتبر "الفاكس" أداة مهمّة وسهلة وسريعة، في نفس الوقت، لنقل المعلومات.
وهو يُستخدم كثيراً في مجال العمل، بهدف إرسال نسخ من مستندات، أو رسائل قصيرة ذات موضوع محدّد. ولهذا الاستخدام أصول تُطلعك عليها خبيرة "الإتيكيت" السيدة نادين ضاهر، وعليك التقيّد بها:
- يُستحسن إرسال "الفاكس" إلى المنزل نهاراً، أو إلى مكان العمل، أثناء الدوام، مع تجنّب إرساله في ساعة مبكرة من الوقت أو بعد منتصف الليل، تفادياً للإزعاج!
- يُفضّل أن تحمل الورقة الأولى من "الفاكس" معلومات عن المضمون، واسم المرسل إليه، ورقم هاتفه، واسم المرسل أو الشركة، والهواتف الخاصّة به/ا، وعنوانه/ا البريديّ، ورقم الفاكس الخاص به/ا، فضلاً عن تاريخ الإرسال، والعدد الإجمالي للصفحات المرسلة، بما فيها غلاف الرسالة.
- إذا اضطررت إلى استخدام سائل التصحيح الأبيض في الطباعة، فعليك أن تصوّري الورقة وتُرسلي الصورة عوضاً عن النسخة الحقيقية، حتى لا تنكشف عيوب الرسالة الأصلية.
- يُفضّل عدم استخدام الأقلام الداكنة اللون، لكونها تستغرق وقتاً أطول في عملية الإرسال، وقد تصل سوداء وغير مقروءة.
- لا يُنصح بإرسال صور باهتة، لأنها ستكون صعبة القراءة من خلال "الفاكس". وكذلك، يُستحبّ تجنّب إرسال الصور أو الأشكال الملوّنة، لأنّها تصل أيضا باهتة، ولا تؤدّي الغرض منها.
- يُفضّل الامتناع عن إرسال أوراق وصفحات عدة عن طريق "الفاكس"، إن لم يكن الغرض منها السرعة، أو استحالة إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
- يستحسن تجنب استخدام "الفاكس" لإرسال معلومات غير ضرورية، لأنّ في ذلك مضيعة للوقت. ويُفضّل أن تكون الرسالة قصيرة، وأن تتأكّدي من وصول المعلومات والردّ عليها.
وعادة ًلا يُستخدم "الفاكس":
- للحصول على تأكيد بشأن استلام الرسالة، أو تبلّغها.
- لإرسال نصّ مكتوب عن قضايا تتعلق بحسن انتظام العمل.
- للتأكّد من وصول معلومات سريّة أو حسّاسة.
شاهدي أيضاً:
