كثير من المهن تحتاج إلى إستخدام الهاتف أو الموبايل للتواصل مع الآخرين من أجل إتمام عمل ما أو التحضير للمقابلات وعقد الإتفاقيات، ومن أجل إتمام ذلك على لأكمل وجه لا بد من قواعد تحكم الاتصال ومكالمات العمل الرسمية، ومن أهم تلك القواعد:
في حال كنت أنت المتصلة فعليك الإلتزام بالقواعد التالية:
- أولاً والأهم إختيار الوقت المناسب عند الإتصال، وتوقع الأوقات المناسبة حسب المهن أو حسب عمر الشخص فلا تتوقعي مثلاً من الطبيب أن يجيب على الهاتف بعد إنتهاء الدوام الرسمي.
- لابد من بدء المكالمة بالترحيب وانتظار رد الترحيب ثم التعريف بالاسم وجهة العمل ومن ثم إعطاء نبذة قصيرة جداً عن الهدف من الاتصال يلي ذلك مباشرة سؤال المتلقي عن مناسبة الوقت للشرح أم لا.
- عدم تكرار الإتصال أكثر من مرة واحد وإرسال رسالة هاتفية مختصرة توضح الإسم وجهة العمل ونبذة مختصرة عما هو مطلوب ومن ثم السؤال عن أنسب وقت آخر لمعاودة الإتصال.
- لا تعطي معلومات أكثر من التي يحتاجها المتلقي، إلا إذا طلب حتى لا يتشتت ويفقد التركيز عن الهدف الأساسي من المكالمة.
- في حال التواصل لأكثر من مرة مع نفس المتلقي خلال أيام لا بد من التعريف بالإسم وجهة العمل في كل مرة فلا تتوقعي أن يحفظ المتلقي جميع المتصلين.
- مهما كانت الظروف لا تتصلي على أي شخص في أوقات مبكرة جداً أو متأخرة جداً حتى لا تصنفي كشخص مزعج وتقابلين بالرفض.
- التركيز على صوت المتلقي وصوت من حوله من أجل عدم إحراجه إذا كان صوته يبدو متعباً أو نائماً أو أنه في مكان لا يستطيع التحدث براحه وأطلبي منه موعد آخر للتواصل.
أما في حال كنت المجيب والمتلقي فاتبعي القواعد الآتية:
- إذا كنت في مكان عملك من المهم التعريف بجهة العمل أولاً ثم الإسم.
- التركيز مع المتصل والتحدث بصوت مسموع بدون أي انفعالات وعدم الإنشغال بغير المكالمة سواء في الكتابة أو التصفح.
- لا تجيبي على الهاتف في حال كنت مشغولة أو متعبة أو تأكلين، ويمكنك إرسال رسالة إعتذار وإعطاء موعد آخر أو أنك سوف تعاودين الإتصال وتحديد فترة زمنية.
- إعطاء المتصل وقت كاف وعدم إنهاء حديثه مهما كانت الظروف حتى لا يترك ذلك إنطباعاً غير جيد عن جهة العمل.
- من المهم الإجابة على الهاتف بعد الرنة الثالثة وليس قبل أو بعد فهي الوقت المناسب لاستعداد المتصل للحديث وهي الوقت المناسب حتى لا يمل المتصل وينسى سبب اتصاله ويشعر بالإهمال.
- عدم قطع المكالمة قبل الإجابة عليها ولا تتوقعي أن يفهم المتصل ذلك بأنك مشغولة بل هذا تصرف يشعره بالغضب.
- قبل الرد ابتعدي عن أي مصدر مزعج للصوت وأجيبي بطريقة لبقه مهما كانت الظروف.
- وأخيراً هاتف العمل يجب أن لا يبقى مشغولاً لوقت طويل وتخصيصه للعمل فقط حتى يعطي ذلك إنطباعاً جيداً لجهة العمل واستخدام هاتف آخر للأحاديث الطويلة.
