كيف يستطيع المسؤول حل مشكلة ضعف التواصل في الشركة؟

يُعدّ التواصل المهني الفعّال من ضروريّات النجاح في أي منظمة؛ بخلاف ذلك، هناك ارتباك وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية وتعارض في المهام، فإذا لاحظ المدير نقصًا في التواصل بين الموظفين في فريق العمل، تجدر المسارعة إلى معالجة المشكلة قبل أن تؤثّر سلبًا في الإنتاجية وروح الموظفين المعنوية.

حلول مقترحة لضعف التواصل المهني

بحسب موقع Work Zone، البرنامج المتخصص في إدارة المشاريع، هناك طرق يستطيع المدير أو القائد من خلالها حل مشكلة ضعف التواصل، هي:

1 اتباع سياسة الباب المفتوح

تتيح سياسة الباب المفتوح لأي شخص طرح الأسئلة والأفكار، كما التعبير عن مخاوفه، في أي وقت، ما يُساعد في بناء الثقة بين الموظفين وحل المشكلات بشكل أسرع قبل تفاقمها.

2 الانفتاح على التعليقات

للإفادة من الملاحظات المرسلة للموظفين، ينبغي أن تدرج الأخيرة تحت مسمى "النقد البنّاء" وأن تكون واضحة ومفصلة لكل الأطراف المعنية. على المسؤول، من جانبه، قبول التعليقات والاقتراحات أيضًا.

3 الوضوح في شأن المهام والمسؤوليات

لا يمكن لأي شخص إكمال مهمة ما بشكل فعّال، إذا لم يكن متيقنًا من معرفة تلك المهمة، بشكل واضح. لذا، يجب أن يتحقق المدير من أن أفراد الفريق يعرفون نطاق المشروع وأن كل عضو في الفريق على دراية بما هو متوقع منه بالضبط.

إتقان مهارة التواصل

إتقان مهارة التواصل أمر هام؛ هناك عدد من الطرق التي تسهم في إيصال تلك المهام والمسؤوليات بشكل واضح ، مثل: جمع أعضاء الفريق معًا، بانتظام، عبر وساطة الفيديو أو وجهًا لوجه، وذلك للتحقق من التقدم وطرح الأسئلة ومعالجة أي مشكلات، إلى جانب عقد اجتماع عام، كما استخدام قوائم المهام في برنامج إدارة المشاريع حتى يعرف الجميع ما يفترض أن يعملوا عليه وما الذي سيحدث بعد ذلك. إلى ذلك، يفيد أيضًا إجراء اجتماعات فردية وسؤال الموظفين عن أحوالهم والتأكد من إدراكهم لمسار العمل بشكل صحيح.
يقضي إتقان مهارة التواصل أيضًا بحسب موقع Work Zone:

تحديد قادة المجموعة ودعمهم

في معظم المشاريع، هناك قائد رئيس والعديد من القادة من المستوى المتوسط. يتولى الأخيرون مسؤولية المجموعات الأصغر. لذا، يفيد توضيح من هم هؤلاء القادة منذ البداية، الأمر الذي يُسهّل على أعضاء الفريق معرفة إلى من يذهبون إليه، في حال حدوث مشكلة أو عند الرغبة في طرح أي سؤال، إذ يؤدي تفويض الأدوار إلى توزيع العمل بشكل أكثر توازنًا ويقلل من الضغط الواقع على أعضاء الفريق والقادة الرئيسين.

استقصاءات مجهولة الهوية

في العديد من أماكن العمل، قد يكون من الصعب على أعضاء الفريق أن يكونوا صريحين وصادقين طوال الوقت، لذا من أجل فهم احتياجات ومخاوف الموظفين، يُمكن الاستعانة بالاستبيانات والاستقصاءات مجهولة الهوية، ثم معالجة أي مخاوف ودعوة الموظفين إلى التعبير عن آرائهم.

تعلم أسلوب التواصل الخاص بكل فرد

تدعو مجلّة "فوربس" الأميركية، من ناحيتها، إلى استثمار الوقت في فهم أسلوب الاتصال المناسب مع كل فرد في فريق العمل؛ فقد يفضل بعض الناس التشجيع المتكرر والتوجيه الواضح؛ في حين يفضل آخرون الحرية والمرونة في العمل، لذا قد يكون من المفيد مشاركة هذه الأفكار عبر الشركة حتى يعرف أعضاء الفريق كيفية العمل بشكل أفضل مع أقرانهم؟
إلى ذلك، لا مناص من استخدام لغة حوار سهلة لعدم حدوث أي تواصل سيئ.

الأدوار ورؤية االشركة

يجب على القادة/ بحسب "فوربس"، تذكير الأشخاص باستمرار، بالاستراتيجية الأكبر للشركة، وكيف تتوافق أنشطة الفريق ومدى أهمية دور كل فرد منهم في ذلك. من جهة ثانية، قد يهمّك أيضًا، الاطلاع على مهارات التواصل بين الموظفين.