تنظيم الوقت يعطيك فرصة حقيقية للتعرف على أعمالك وترتيبها وفقاً للأولويات، وتحديد وقت الاسترخاء بين مجموعة من الأعمال؛ حتى تستطيعي استكمال اليوم بنشاط. وبحسب الدكتور أحمد جمعة خبير الاستشارات الإدارية فالتنظيم يوفر الكثير من الوقت والجهد لإتمام ما هو مخطط وإصابة الأهداف بكل دقة، وأي عمل يقوم على خطوات يتم تنفيذها، وأفضل طريقة لتنفيذ هذه الخطوات هي أن تكون منظمة.
أولاً: اعرفي ما هو عملك
قبل كل شيء يجب عليك أن تعرفي ما هو عملك، ما هو مسماك الوظيفي، وما هي المهام الموكلة إليك، هذه المهام غالباً ستكون مكتوبة كجزء للنظام الداخلي للشركة، اطلبي من مديرك نسخة عنها، نسخة بمهام وظيفتك وحدود صلاحياتك ومسؤوليتك.
ثانياً: جدول الأعمال اليومي
إن من أنجح طرق تنظيم الوقت في العمل هي أن تضعي لنفسك جدول أعمال يومياً تقومين به، وهذا أيضاً يساعدك على معرفة نسبة إنجازك في العمل.
1 - ضعي خطة العمل للشهر الحالي.
2 - قسمي عملك بشكل يومي، ووضع كل عمل على شكل خطوة أو عدة خطوات.
3 - حددي الكيفية التي سيتم بها تنفيذ كل عمل.
4 - حددي وقت تنفيذ كل عمل، ووضع أولويات حسب الأهمية.
5 - راجعي جدول أعمالك يومياً، وقارني ما تم تنفيذه بالفعل، وما هي درجة الإتمام.
6 - لا تضغطي نفسك خلال إعداد الجدول، بل اسمحي ببعض من الوقت لتستخدميه في الحالات الخاصة أو الطارئة.
7 - خصصي وقتاً لراحتك
8 - اجعلي جدول عملك اليومي مرناً، وقابلاً لإجراء التعديلات حسب متطلبات وظروف العمل.
ثالثاً: نظمي مكتبك ومكان عملك
إن تنظيم بيئة العمل وتوفير جو مناسب، من شأنه أن يوفر عليك الكثير من الوقت بالإضافة إلى كونه يخفف من ضغوطات العمل، ويتم ذلك حسب الآتي:
1 - اهتمي بنظافة المكتب بشكل جيد
2 - تخلصي من جميع الأوراق غير الضرورية عن سطح المكتب، ولا تبقي إلا ما هو مرتبط بجدول عملك اليومي، والذي تقومين بتنفيذه حالياً.
3 - احرصي على توفير إضاءة جيدة
4 - حافظي على ترتيب الأدوات والمستلزمات المكتبية بشكل محدد.
5 - ضعي ما تحتاجينه كثيراً قريباً من متناول يدك دائماً، مثل الأقلام، فارة الكومبيوتر، الآلة الحاسبة، دفتر ملاحظات، وغيرها حسب احتياجات عملك.
6 - رتبي الملفات بشكل متسلسل وضعي جدولاً يوضح محتويات كل ملف، وهذه قائمة بنصائح تفيدك في إدارة وقتك:
1 - قسمي وقتك: جزءاً للعمل، جزءاً للتخطيط، وجزءاً للراحة.
2 - ضعي قائمة للأولويات.
3 - فوضي بعض الأعمال لغيرك بحسب حدود مسؤوليته.
4 - لا تؤجلي الكثير من الأعمال.
5 - اعملي دائماً بحسب خطة.
6 - كوني متفائلة.
7 - لا تستمري بالعمل وأنت مرهقة، بل توقفي وخذي قليلاً من الراحة.
8 - حاولي حل مشاكل العمل بأقصر وقت ممكن.
9 - استفيدي من أوقات توقف العمل بعمل شيء مفيد، أو أخذ قسط من الراحة.
10 - لا تقحمي نفسك بأعمال الغير.
11 - تعاوني مع زملائك بالعمل.
12 - خففي من زيارات العمل.
13 - راجعي خطط وجداول أعمالك كل فترة.
14 - احرصي على تغيير روتين عملك بين الحين والآخر.
