تحمل الاجتماعات الافتراضيّة الحلّ للشركات التي توظّف جنسيّات مختلفة ومقيمين في دول عدّة، من دون الإغفال عن دور الاجتماعات "أونلاين" في جمع الموظفين خلال انتشار الوباء والتركيز على بعض النقاط أو التوجيه، كما الاستخدامات في إطار التعلّم عن بعد. في السطور الآتية، تُقدم خبيرة الإتيكيت والمظهر هند المؤيد لقرّاء «سيدتي. نت» مجموعة من القواعد المتعلّقة بآداب التصرف خلال هذا النوع من الاجتماعات، فالشاشة التي تفصل بين المجتمعين ليست مبرّرًا لتجاوز الأصول.
قواعد في الإتيكيت قبل بدء الاجتماع الافتراضي
- من الهامّ التعلّم كيفيّة استخدام التقنيات الخاصّة ببرنامج الاجتماعات «الأونلاين»، قبل انعقادها، حتى لا يتعرّض المرء لأي موقف محرج.
- من المُفضّل اختيار مكان هادئ للمشاركة في الاجتماع الافتراضي، مع إعلام أفراد العائلة بالأمر، للالتزام بالهدوء، في حالة المنزل الضيّق.
- من الضروري ترتيب وتنظيف المكان الذي يطل منه الشخص أثناء الاجتماع الافتراضي، كما اختيار خلفيّة هادئة لمكان الجلوس.
- من النصائح أن يضبط الهاتف الجوّال على الوضع الصامت خلال وقت الاجتماع الافتراضي.
- من الواجب الاهتمام بالنظافة الشخصيّة والمظهر الخارجي، قبل المُشاركة في الاجتماع الافتراضي في أحلى صورة. على غرار الاجتماع الحضوري، تنصح الاستشاريّة بارتداء الملابس المناسبة خلال وقت الاجتماع الافتراضي، بالانسجام مع ثقافة الشركة أو مكان العمل، وقواعد الملبس، سواء كانت الأخيرة رسمية أو "كاجول". كما قد يتحدّد طابع الملابس وفق أهمية الاجتماع الافتراضي.
- من قواعد الإتيكيت، إبعاد المأكولات أو المشروبات عن المكان، أثناء الاجتماع الافتراضي، كما الحيوان الأليف، وذلك لمنع التشتّت أو إصدار الأصوات المزعجة!
من قواعد الإتيكيت، إبعاد المأكولات أو المشروبات عن المكان، أثناء الاجتماع الافتراضي
5 أساسيّات في قواعد التصرّف خلال الاجتماع الإفتراضي
1 يجب ضبط الكاميرا وفتحها قبل موعد الاجتماع، كما اختبار الصوت تحسّبًا لأي مشكلة تقنيّة.
2 يُنظر إلى المجتمعين، مع اتباع طريقة رسمية وجدية، في الكلام.
3 يُحترم الرأي الآخر خلال الاجتماع الافتراضي، حتّى لو ناقض الفكرة الذاتية عن الموضوع قيد النقاش، مع أهمية الالتزام بالدور أثناء الحديث.
4 يُغلق الصوت عند الفراغ من الحديث، أثناء الاجتماع الإفتراضي.
5 يُنصح بضرورة الاستئذان عند القيام بأحد الأمور الهامة، سواء عند دخول الحمام أو الحصول على بعض الأوراق؛ في هذه الحالة، لا مناصّ من إيقاف تشغيل الكاميرا بعد الاستئذان ثم التوجه لقضاء المهمّة، فاستكمال الاجتماع الإفتراضي.
