تعتبر إدارة المشروع في كثير من الأحيان أهم بكثير من المشروع نفسه، فكم من إدارة ناجحة كان لها الدور بنجاح منتج لم يكن لينجح من دونها، وكم من إدارة ناجحة أيضًا صعدت بمنتج أو خدمة من جيوب الفشل لأعلى درجات النجاح.
ومن أهم المعالم العديدة للإدارة الناجحة، مراقبة سير المنتج أو المشروع، بحيث يبدأ ضمن ما هو متوقع، وينتهي أيضًا ضمن ما هو متوقع، مرورًا بمراحل معلومة مسبقًا، وذلك لنتمكن في النهاية من الحصول على النتيجة المرجوة، سواء الزمنية أو المادية.
للسيطرة على المدة الزمنية المطلوبة
لتنفيذ أي منتج أو أي مشروع، لابد من متابعة كل مراحله (البداية والنهاية)، مع التوقع
المسبق للمدة الزمنية المطلوبة لكل مرحلة فيه.
الجدول الزمني للمشروع:
يقول أستاذ علم الإدارة، سامي بريك: «إنّ من أهم ما قد تقوم به أي إدارة ناجحة الجدول الزمني للمشروع، أو لتنفيذ المنتج، والجدول الزمني لأي مشروع هو جدول يوضّح أوقات حدوث الأنشطة (البداية)، وأوقات إكمال المتسلمات (النهاية)، وتدون فيه المراحل والأحداث الرئيسية المهمة في المشروع».
أهمية الجدول الزمني:
تأتي أهمية الجدول الزمني من كونه يتم فيه ترتيب كل الفعاليات أو الأنشطة التي تدخل في تكوين هذا المنتج، ويتم تحديد تاريخ البداية والنهاية لكل منها، لنحصل في النهاية على مصفوفة متكاملة، تبين لنا تاريخ البداية والنهاية للمنتج أو المشروع ككل، ونجد أيضًا أنّ جميع الخدمات أو الأنشطة والفعاليات التي تدخل في إعداد وتكوين المنتج أو المشروع، قد أصبحت معلومة البداية والنهاية، وبالتالي فإنّ التقاطعات بين الأنشطة المطلوبة يمكن تحديدها بسهولة، وبمجرد النظر للجدول، لنعلم وببساطة ما الفترات الحرجة التي نحتاج بها لتركيز أكثر ومجهود أكبر، وما الفترات التي قد نحتاج بها للاستعداد المادي حتى قبل أن يبدأ المشروع.
مثال:
وفي المثال السابق وعلى سبيل المثال نجد جدولاً زمنيًّا بسيطًا جدًّا لمصنع ما، نلاحظ فيه ما يلي:
- أنه تم ترتيب الأولويات على العمود الأيسر حسب الأهمية الزمنية.
- تم ترتيب الأشهر التي سيتم العمل خلالها والمتوقع الانتهاء من العمل فيها.
- تم رصد المدة الزمنية المتوقعة لكل نشاط على حدة.
- تم تحديد المدة الزمنية الكلية للتشغيل وبداية الإنتاج.
- تمت معرفة التراكبية والتقاطعات الزمنية، والتي تتطلب مجهودًا أكثر وتركيزًا أكبر من قبل الإدارة، مثل: شهر مارس، والذي يكون فيه العمل بالإعداد العام وتركيب الماكينات، ودراسة السوق، وإعداد وتدريب المندوبين في نفس الوقت.
-ونلاحظ بالتالي أنه ربما في هذا الشهر نكون بحاجة لمصاريف مالية أعلى منها في الأشهر الأخرى.
- نلاحظ أيضًا الفعاليات المرتبطة ببعضها، والتي تعتمد على بعضها بعضًا، فنرى أنّ تركيب الماكينات على سبيل المثال لا يتعارض أو يعطل إعداد المندوبين أو دراسة السوق، وبالتالي فنحن نستطيع العمل والبدء بها بشكل متوازٍ دون أي انتظار، في حين أننا نرى أن طرح المنتج بالسوق لن يتم إلا بعد الانتهاء من تركيب الماكينات وتجهيز المندوبين ودراسة السوق، وعليه فهو مرتبط بها ولا يبدأ إلا بنهايتها، ولابد علينا من العمل على عدم تعطيلها؛ لأنها بالنهاية ستؤثر على هدف المشروع وهو طرح المنتج.
المسار الحرج للمشروع:
المسار الحرج هو المسار الزمني الذي لابد أن نهتم به اهتمامًا خاصًا، حيثُ إن تأخير أي جزء فيه يؤدي إلى تأخير المشروع ككل.
فلابد من بعض الإعداد والتجهيز لكي نتمكن من تركيب الماكينات، ولابد أيضًا من تركيب الماكينات لنتمكن من الإنتاج، وفي النهاية لابد من طرح المنتج بالسوق، ولن نستطيع طرحه دون تركيب الماكينات، كما أننا لن نستطيع تركيبها دون استيرادها والتجهيز لها.
وبالتالي فلابد علينا من متابعة هذا المسار الحرج بشكل خاص، لكي نتمكن من تنفيذ مشروعنا دون أي تأخير، كما ولابد أن يكون لدينا جدول زمني لكل مشروع، حتى لو كان بسيطًا؛ لكي نستطيع تحديد البداية والنهاية، والعناصر التي من المفترض أن تلقى منا مزيدًا من الاهتمام
