أويت إلى الفراش مبكراً الليلة الماضية لتجنب الاستيقاظ بعصبية وتعب، وبمجرد أن استيقظت فكرت بجميع الأشياء التي ترغبين في عملها اليوم. ولكن وكما يفعل معظم الناس، تفقدت البريد الإلكتروني بمجرد وصولك إلى المكتب ووجدت 10 مهام أخرى أنت في حاجة للقيام بها. يبدأ هاتفك بالرنين، وترد الرسائل النصية بشكل جنوني، ويبدأ مزاجك بالتغير بعد إدراك أنك أمضيت الساعة الماضية أو أكثر في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد على استفسارات لا تتعلق بمشروعك.
لمعرفة كيف يمكنك إدارة يومك في العمل على نحو فعال وتحقيق أهدافك، إليك هنا بعض النصائح من خبراء نشرتها مجلة Psychologies مؤخراً.
1 . عدم تفقد بريدك الإلكتروني في أول ساعة لوصولك
عكس ما قد يتصور البعض، فالتحقق من البريد الإلكتروني بمجرد الوصول إلى مكان العمل يؤدي إلى نتائج عكسية. يقول ديفيد كارب، مؤسس Tumblr: إن قراءة رسائل البريد الإلكتروني في المنزل لا تجعلني أشعر بالراحة أو الإنتاجية؛ لذا إن كان هناك أمر طارئ، سوف يتصل بي الشخص أو يرسل لي رسالة. لا ينصح بالتحقق من البريد الإلكتروني بك قبل الساعة 09:30 أو 10:00 صباحاً.
حاولي تخصيص فترة في بداية كل يوم للتفكير في جدولك، والاطلاع على أخبار الأصدقاء، وإنهاء مهمة واحدة على الأقل.
وبحكم التجربة هنا فتفقد البريد الإلكتروني لا يجب أن يكون أول ما تقومين به ما لم يعتمد عملك على ذلك، فقد تكون مهمتك الرئيسية التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. لم لا يجب عليك تفقد البريد الإلكتروني في حال غير هذه؟ لأن الكم الكبير من المعلومات والأفكار قد تشوشك؛ لذا يفضل تأخيره؛ لتتمكني من إنجاز عملك.
2 . استخدام البريد الإلكتروني باختصار
عند استخدام البريد الإلكتروني؛ ليكن الإرسال مختصراً. عند ملاحظة أن نص البريد الإلكتروني قد تجاوز طول الشاشة، يفضل استخدام الهاتف. يمكنك توفير كثير من الوقت باتباع هذه القاعدة.
3 . التخلص من المهام المزعجة
إن الانتهاء من الأمر الذي يزعجك أولاً سوف يشعرك بالراحة، ويوفر الوقت، ويجنبك التواصل غير السار مع الأشخاص الذين يعنيهم الموضوع في وقت لاحق.
4 . إغلاق هاتفك النقال أثناء الاجتماعات
من الضروري تعلم رفض أمور لا يعد القيام بها من أولوياتك. على سبيل المثال، قومي بإغلاق هاتفك النقال خلال الاجتماع؛ بدلاً من إلقاء نظرة عابرة على وارد البريد الإلكتروني، أجلي ذلك لوقت لاحق، عند توفر مجال للرد. بالإضافة إلى ذلك، لا تستنزفي كل طاقتك في التفكير في المشروع، حتى الحصول على ما تحتاجينه من معلومات حوله.
5 . العثور على وقت «التفكير المميز» وحمايته
وفقاً لديفيد روك، مدير معهد NeuroLeadership ومؤلف كتاب "Your Brain at Work": إن وقت التفكير المميز هو «وقت تملكين فيه القدرة على التركيز بعمق والإنجاز ضمن الوقت المتوقع»، ويجد معظم الناس أن أفضل وقت للتفكير يكون مبكراً خلال اليوم أو الأسبوع، أي الاثنين والثلاثاء أو صباح الأربعاء، وخلال هذا الوقت، يجب إيقاف كل الملهيات – من البريد الإلكتروني ورنين الهاتف، الخ.
