كيفية كتابة الرسائل الإلكترونيّة الاحترافيّة في العمل؟

البريد الإلكتروني هو شكل من أشكال التواصل الأكثر استخدامًا داخل مقرّ العمل وخارجه؛ مهما كان دور المرء المهني أو مجال عمله، فإنّ استخدامه للبريد الإلكتروني حتمي لغرض تلخيص اجتماع هامّ، مثلًا، أو تبادل المعلومات حول مشروع ما أو إبلاغ أحدهم عن تحديث هامّ... بالطبع، تساهم رسالة البريد الإلكتروني الاحترافيّة في تحقيق التجاوب أو التفاعل المطلوب.

نصائح في كتابة الرسالة الإلكترونيّة

في الآتي، يُطلع المهندس المعماري والمُتخصّص الإداري فيصل بن صقر قرّاء "سيدتي. نت" على ستّ نصائح، عند كتابة الرسالة الإلكترونيّة:

• عنوان الرسالة: يجب أن يكون العنوان واضحًا، بحيث يختصر محتوى الرسالة في بضع كلمات.

• خانتا "To" و"CC": يجب وضع الأشخاص المناسبين في كلّ خانة، علمًا أن المرسل إليه يدرج في خانة To، أمّا الشخص الذي يرغب المرسل في أن يكون على اطلاع على المراسلة، فحسب، فيدرج في خانة CC.

• تجنّب الخوض في التفاصيل المعروفة: يُنصح بالبعد عن التطرّق إلى التفاصيل المعروفة للمرسل إليه، فالإيجاز في الرسالة مطلوب.

• استخدام وسائل الجذب: يُفيد استخدام أكثر من وسيلة في الكتابة، وذلك لجعل قراءة "الإيميل" تبدو أسهل. مثلًا: قد تُصاغ الجمل على هيئة نقاط (التنقيط) أو يوضع جدول في حال وجود تفاصيل إضافية أو يُستخدم الخطّ العريض، كما الصور في الشرح.

• ذكر الموعد النهائي: يُفيد منح المرسل إليه بعض الوقت للردّ على طلب أو طلبات المرسل. ينسحب الأمر على حالة الإيميل الموجّه لأكثر من جهة.
• اللباقة: لا للأسلوب الهجومي في كتابة الرسالة الإلكترونيّة، مهما كان الموقف، مع الإشارة إلى أنّه في حالة مواجهة مرسل الرسالة موقفًا عصيبًا، يُفضّل أن يحصل على قسط من الراحة قبل كتابة"الإيميل".

3 نقاط هامّة في الرسالة الإلكترونيّة

تُعدّد شبكة Indeed المهنيّة، بدورها، ثلاثة نقاط أخرى متعلّقة بكتابة رسالة إلكترونيّة محترفة، هي:

1 مراعاة المرسل إليه: يجدر بأسلوب الرسالة الإلكترونيّة أن يراعي منصب المرسل إليه. مثلًا: تكتب الرسالة المُوجّهة إلى المسؤول التنفيذي، بأسلوب مُهذّب، ورسمي، وبصورة مغايرة عن الرسالة التي ترسل إلى زميل قريب، حيث يمكن أن يكون الأسلوب أقلّ رسميّة وأكثر ودّية.

2 التدقيق: تعكس الرسالة الإلكترونيّة الخالية من الأخطاء الإملائية والنحوية الاجتهاد والاحتراف، لذا يفيد التدقيق في النصّ مرارًا قبل الإرسال.

3 المتابعة: قد يفوت المرسل إليه الردّ على الرسائل الإلكترونيّة؛ في هذه الحالة أي إذا لم يرد المرسل إليه على رسالتك في غضون يومي عمل، لا بأس من المتابعة والتواصل مرة أخرى عن طريق توجيه رسالة إلكترونيّة ودّية مُذكّرة.