هناك بعض الأدوات الإدارية التي ابتكرها الخبراء والتي من شأنها تبسيط العمليات في المنشآت التجارية، ولعل إحدى تلك الأدوات التي ساهمت في تسهيل حصر الكفاءات والأدوار الوظيفية؛ ما يجعل التعامل مع الموظفين ومهاراتهم بشكل أكثر كفاءة.
عبر السطور القادمة تطرقنا إلى قاموس الجدارات الذي يُعرف أيضاً بمسمى "قاموس الكفاءات"، وهو أحد تلك الأدوات الإدارية المسهلة لإدارة الموظفين ومهاراتهم المهنية.
مِمَ يتكون قاموس الجدارات؟
وفقاً لشركة "HRSG" المختصة بحلول الموارد البشرية؛ فإن قاموس الجدارات يُعَدُّ بمنزلة أداة تنظيمية تُستخدم لتحديد المهارات والسلوكيات والمعارف المطلوبة لكل وظيفة أو مستوى إداري داخل المنظمة، وتكمن أهميته في دعم عمليات التوظيف والتطوير والتقييم بمرجعية واضحة ومنهجية؛ فهو يعمل على التعريف بجميع الكفاءات التي تحتاجها المؤسسة حالياً ومستقبلاً، وبذلك يُساعد المؤسسات على مواءمة الأداء مع أهدافها، وتمكين الموظفين من رؤية إمكانات نموهم، وبناء قوة عاملة ديناميكية قادرة على تلبية الاحتياجات الحالية والمستقبلية. إضافةً إلى ذلك، يرغب المديرون وغير المديرين في تحقيق المزيد من الشفافية حول كيفية اتخاذ مؤسساتهم قرارات الترقيات.
وأشار الموقع العالمي أيضاً إلى مكونات القاموس حيث ذكر أن كل جدارة في قاموس الجدارات أو الكفاءات تتكون من أربعة أجزاء:
- اسم الجدارة: يحدد الكفاءة في كلمة واحدة إلى خمس كلمات.
- تعريف الجدارة: ملخص مكون من جملة واحدة لهدف الكفاءة.
- خمسة مستويات من الجدارة: توفير أكبر قيمة لإستراتيجيات الإدارة القائمة على الكفاءة.
- المؤشرات السلوكية في كل مستوى من مستويات الجدارة: تعريف السلوكيات في أثناء العمل باعتبارها إجراءات يمكن للموظفين القيام بها ويمكن ملاحظتها.
إيجابيات وسلبيات قاموس الجدارات
تكمن إيجابيات قاموس الجدارة في أن إنشاءه يساعد رائد الأعمال على ضمان حصوله على جميع المهارات التي تحتاجها المؤسسة لتحقيق النجاح، كذلك يتم وصف هذه المهارات لتتناسب مع قيم المؤسسة ورؤيتها وطرق الاتصال الخاصة بها.
وكذلك سلبياته تتمثل في نقطتين، إحداهما أن تطوير قاموس الجدارات من الصفر أمر مكلف ويستغرق وقتاً طويلاً، إضافة إلى أنه من النادر أن تمتلك منظمة الخبرة الداخلية اللازمة لبناء قاموس الجدارات الخاص بها.
تعرفوا أيضاً إلى: الوظائف الرمادية وكيف تُشكل فجوة خفية في الهياكل التنظيمية.
الخطوات الخمس لإنشاء قاموس الجدارات
شبكة "لينكدإن" الاحترافية أشارت إلى الخطوات الخمس الرئيسة التي يتم من خلالها إنشاء قاموس الجدارات بكل سهولة، وهي:
جمع المعلومات الأساسية
ينبغي لرواد الأعمال في هذه الخطوة القيام بجمع الوصف الوظيفي لكل وظيفة أو كتابته، كذلك الاجتماع مع مُديري الإدارات لفهم التحديات والمهارات الحرجة، جنباً إلى جنب مع مراجعة أي خطط تطوير أو تقييم سابق.
تحديد الجدارات الأساسية
تُعتبر الجدارات الأساسية جزءاً لا يتجزأ من قيم المنظمة، ولذلك هذه الجدارات تطبق على كل الوظائف من دون استثناء، وذلك بغرض أن يشترك الموظفون بسمة مميزة عن بقية المنظمات؛ لذلك فإن استخراج تلك الجدارات ليس بالصعب عندما تتوافر رؤية ورسالة وقيم واضحة للمنظمة. ويكون دورك هو تحويل كل قيمة إلى جدارة.
تحديد الجدارات القيادية
تُستخرج الجدارات القيادية من ثقافة المنظمة القيادية وما تتميز به؛ لذلك يُنصح بالاجتماع مع الإدارة العليا وفهم الأسلوب القيادي الذي ترغب بتطبيقه المنظمة، وبعد ذلك القيام بالبحث عن أقرب الجدارات القيادية التي تتواءم مع ذلك الأسلوب القيادي، ويُفضَّل أن تكون الجدارات بين أربع إلى ست جدارات تُمثل نموذج القيادة "مثال: التوجيه، اتخاذ القرار".
تحديد الجدارات التخصصية
تُستخرج الجدارات التخصصية وترتبط بالعوائل الوظيفية، ولاستخراج الجدارات يمكنك مراجعة النموذج التشغيلي لمنظمتك في حال كان متوفراً، وفي حال لم يتوافر، يمكنك مراجعة الهيكل التنظيمي ووضع تصنيف لتلك العوائل الوظيفية ما بين الأنشطة الرئيسية "Core Business" والأنشطة المساندة "Support" وتحديد عدة تصنيفات لتحويلها الى عوائل وظيفية مختلفة "مثل عائلة الموارد البشرية - عائلة الوظائف المالية - عائلة وظائف سلاسل الإمداد ... إلخ".
وبعد تحديد العوائل، يمكنك وضع مجموعة من الجدارات لكل عائلة "مثل إدارة الأداء لعائلة الموارد البشرية وإدارة التكاليف لعائلة المالية ... إلخ".
التحقق والمراجعة
بعد تطوير القاموس يجب عليك القيام بمراجعة القاموس مع أصحاب العلاقة "مثل مديري الإدارات، الإدارة العليا والمستثمرين الخارجيين" ثم محاولة القيام باختبار تلك الجدارات على الوظائف مثل: "هل يمكن ربط الجدارة بالتقييم؟"، كذلك "هل الجدارة منطقية للوظيفة؟" ثم التعديل بناءً على الملاحظات والثغرات التي تظهر.
اطلعوا أيضاً على: القيادة الكارزمية في المنظمات ودورها.
