عرف كلّ موظّف يومًا ما اجتماع عمل سيئًا تأخّر عن الانعقاد في الوقت المحدّد له، ولم يتضمّن جدول عمل واضحًا، مع تقديم البعض الأفكار خلاله من دون أي نقاش.. لتستحيل ساعات هذا الاجتماع إلى مضيعة للوقت! يتكرّر هذا السيناريو مرارًا، الأمر الذي يفسّر حسب دراسات أن نصف وقت كل اجتماع فعّال حصرًا. لذا، إذا كنتِ مديرة أو مسؤولة قسم أو رئيسة في مجال عملك، وترغبين في إدارة اجتماع عمل فعّال وناجح، قد تفيدك الخطوات الآتية.
لجدول أعمال الاجتماع الأولويّة
حسب صحيفة "نيويورك تايمز"، تتمثّل النصائح التي تحقّق اجتماع عمل ناجحًا، في:
1. وضع جدول للأعمال: تقول المديرة التنفيذيّة، ورئيسة شركة QualCare الأميركيّة، أنيت كاتينو:"أعطني جدول أعمال وإلا فلن أجلس هناك، لأنني إذا كنت لا أعرف سبب وجودنا في الاجتماع، فلا داعي لهذا الأخير". يمكن تلخيص جدول أعمال الاجتماع، في نشرة (أو عرض تقديمي) تتمّ مناقشتها منذ البدء مع المجتمعين، حتّى يعرفوا سبب اجتماعهم، وما الذي يفترض بهم أن ينجزوه؟ من هذا المنطلق، يعدّ جدول الأعمال بمثابة بوصلة للمحادثة حتّى ترجع إلى المسار الصحيح إذا انحرفت عنه.
2. الالتزام بموعد الاجتماع: يستنزف انتظار حضور الشخص المسؤول عن الاجتماع المجتمعين، علمًا أن سوء إدارة الوقت يساهم في التقليل من إنتاجيّة الموظفين.
3. خطّة العمل: يفيد إيداع الدقائق القليلة الأخيرة من كل اجتماع لمناقشة خطة العمل أي تحديد المسؤولين عن المهام المطلوبة، والمواعيد النهائية لأداء تلك المهام، الأمر الذي يساعد في ضمان إنجاز ما هو مدرج في جدول الأعمال.
تابعوا المزيد: كيف تتعاملين مع الشخصيات المختلفة أثناء الاجتماع؟
فعاليّة المدعوين إلى اجتماع العمل
تضيف شركة Atlassian الأستراليّة للبرمجيات وتطوير برامج إدارة المشاريع، من ناحيتها، مجموعة من النصائح الإضافيّة المتعلّقة بعقد اجتماعات عمل فعّالة:
- حسن اختيار المجتمعين: ينبغي أن تكون الاجتماعات مدروسة، مع حسن اختيار المجتمعين لتحقيق الهدف منها. في هذا الإطار، على المجتمعين أن يبدوا وجهات النظر والمعرفة المفيدة لسير العمل، بخاصّة إذا كان الغرض من الاجتماع هو اتخاذ القرار أو العصف الذهني.
تابعوا المزيد: للمديرين والموظفين.. احذروا الاجتماعات المغلقة
- التشجيع على المشاركة: إذا كان الاجتماع حضوريًّا، فينبغي أن تغلق أجهزة الكمبيوتر المحمولة، وأن تبعد الهواتف المحمولة عن الطاولة، وذلك لأن الأجهزة المذكورة تساهم في تشتّت الانتباه، لا سيّما مع المحاولات المتكرّرة لتفقد البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. أمّا إذا كان الاجتماع يدور "أونلاين"، فيفضّل الطلب إلى المجتمعين تمكين الفيديو حتى يصبحوا أكثر تفاعلًا، من دون الإغفال عن بعض الاستثناءات التي تضطر البعض إلى إلغاء خاصية الفيديو، مثل: رعاية الأطفال أو الشعور بعدم الراحة عند بث الفيديو من غرفة نومهم إلى زملائهم في العمل.
تابعوا المزيد: كيف تعقدين اجتماع عمل ناجح؟
