في العمل هناك دائماً ذلك الموظف الذي ينهي مهامه بهدوء، يترك مكتبه في الموعد، ويبدو وكأن يومه مرّ بسهولة غامضة، بينما آخر يبقى مثقلاً بالملفات، مشتتاً، منهكاً رغم الجهد الكبير الذي يبذله. هذا التباين لا علاقة له بالحظ أو الذكاء، بل يرتبط بأسلوب إدارة الوقت والطاقة، فالإنتاجية العالية لا تعني أن ترهق نفسك، بل أن تعرف كيف تُنظّم يومك بطريقة تُمكّنك من إنجاز أكثر بجهد أقل، الخبيرة في مجال إدارة المهارات الحياتية ريم صائب الخولي تكشف 5 أسرار فعالة تساعدك على تنظيم وقتك في العمل بشكل احترافي.
لا تبدأ يومك بالبريد الإلكتروني
فتح البريد الإلكتروني صباحاً يعني أن تبدأ يومك في دوامة مهام وطلبات لا تخصّك، بل تخصّ الآخرين. الرسائل العاجلة والمزعجة غالباً ما تسرق أول وأهم ساعة في يومك، وهي الفترة التي يكون فيها ذهنك في قمة التركيز. لذلك، قبل أن تفتح جهازك أو ترد على أي رسالة، خذ لحظة وحدد ما هو الشيء الأهم الذي يجب أن تنجزه اليوم، هذه الخطوة البسيطة تعيد لك السيطرة على يومك وتمنحك إحساساً بالإنتاجية الحقيقية منذ اللحظة الأولى.
-
هل تضيع وقتك في تلبية توقعات الآخرين؟
- لأن البريد يفتح لك باباً من الفوضى غير المخطط لها.
- ولأنك إن بدأت بالرد، ستقضي النهار في إخماد حرائق غيرك.
- أما إن بدأت بقرارك أنت، فأنت من يقود يومك لا العكس.
هل تعرف: ما هي 4 مهن لا تحتمل الغياب عنها يوماً واحداً؟
قلّل المهام تُنجز أكثر
الخطأ الشائع أن الإنتاجية تعني تنفيذ أكبر عدد ممكن من المهام. لكن في الواقع، التركيز على 2 أو 3 مهمات حقيقية فقط كل يوم يؤدي إلى نتائج أعمق وأوضح من محاولة إنجاز 10 مهام سطحية لا تؤثر بشيء، من المهم أن تتعلم فنّ قول "لا" للمهام الثانوية، أو تأجيلها، أو حتى حذفها من قائمتك إن لم تكن ذات أولوية، هذه الخطوة لا تعني التهرب من المسؤولية، بل تعني التفرغ لما يحدث فرقاً حقيقياً في عملك.
-
هل تعمل كثيراً لكن لا ترى نتائج؟
- لأنك غارق في التفاصيل غير الضرورية.
- ولأنك تقيس الإنجاز بالكم لا بالقيمة.
- اختر المهم، وامنح له كامل طاقتك دون تشتيت.
استخدم مؤقت التركيز، لا تنتظر الحالة المثالية
كثير من الموظفين ينتظرون الشعور بالحماس أو صفاء الذهن حتى يبدأوا بالعمل، وهذا الانتظار يضيع وقتاً ثميناً دون فائدة. الأفضل أن تعتمد على أسلوب المؤقت، مثل تقنية 25 دقيقة من العمل المركز ثم 5 دقائق استراحة، هذه الطريقة تُرغم عقلك على البدء دون تسويف، وتمنحه فاصلاً منتظماً لإعادة الشحن دون أن تصل إلى الإرهاق الكامل.
-
هل تنتظر الإلهام أو المزاج الجيد لتبدأ؟
- الإلهام لا يزورك كل يوم لكنك مطالب بالإنجاز يومياً.
- والمؤقت يصنع لنفسك إيقاعاً ثابتاً يحفّز العقل.
- هذه التقنية تعوّد دماغك على الحضور الذهني الفوري بدل التسويف.
أغلق كل مصادر التشتيت ولو ظننتها بسيطة
كل مقاطعة صغيرة، كرسالة واتساب أو تنبيه من بريدك، تُعيد عقلك إلى نقطة الصفر، التشتت لا يبدو خطيراً في اللحظة، لكنه يستهلك طاقتك الذهنية ويمنعك من الغوص في العمل بعمق. أغلق الهاتف أو اجعل الإشعارات صامتة، أزل التبويبات المفتوحة التي لا علاقة لها بمهامك، وخصص وقتاً محدداً للرد على الآخرين بدل أن تكون متاحاً طوال الوقت.
-
هل تفتح أكثر من مهمة في اللحظة نفسها؟
- لأن عقلك لا يعمل بكفاءة حين يتنقل بسرعة.
- ولأن كل مقاطعة تُشعرك أنك مشغول دون إنجاز.
- الهدوء حولك يخلق تركيزاً داخلياً تحتاجه لإنهاء المهام فعلياً
أنجز الأهم حين تكون في أقوى حالاتك الذهنية
لكل شخص وقت ذهبي في اليوم يكون فيه أكثر تركيزاً وإبداعاً قد يكون في الصباح الباكر، أو بعد فنجان قهوة، أو قبل نهاية الدوام بساعتين. السر هو أن تراقب نفسك وتحدد هذا التوقيت، ثم تخصّصه دائماً لأصعب وأهم المهام. لا تضيّعه في الردود الروتينية أو الاجتماعات المكررة.
-
هل تستهلك طاقتك في مهام لا تستحق؟
- لأنك لم تُخطّط لمتى تعمل، بل فقط ماذا تعمل.
- ولأن توزيع الجهد أهم من الجهد نفسه.
- توقيتك الذهبي هو مفتاحك للإنجاز العميق السريع.
